O orçamento base zero é uma
ferramenta gerencial de controle orçamentário capaz de auxiliar os gestores no
controle de gastos operacionais partindo da premissa de um limiar que é
definido como o custo mínimo necessário para que e empresa produza sem comprometer
o andamento de suas atividades. O orçamento base zero pode ser amplamente usado
em pequenas e médias empresas.
O período que é usado como ponto
de partida e base para limite de gastos e direcionamento de recursos é o atual.
Devemos imaginar que nas empresas como somente o amanhã existisse. Para ele,
esse é o primeiro passo para implementar o orçamento base zero.
Voltando aos primórdios da
administração, encontramos o que talvez foi o primeiro a utilizar o base zero –
Taylor. A sua visão racional do
trabalho deu origem ao tão conhecido estudo dos tempos e movimentos. A obsessão
de Taylor por produtividade dando total ênfase aos processos e tarefas, a fim
de determinar qual seria o menor custo necessário e torná-lo padrão, mostra-nos
que a utilização do orçamento base zero não é nenhuma novidade.
A metodologia orçamentária BASE ZERO, coloca em
prática a execução orçamentária para atingir as metas departamentais.
O processo de orçamento base zero consiste na
identificação de pacotes de decisões e em sua priorização por ordem de
importância, através da análise de custo/benefício.
O principal conceito introduzido pelo orçamento
base zero é a mudança substancial nos ajustamentos do orçamento à capacidade de
recursos da empresa.
O processo deste orçamento exige que cada
administrador justifique detalhadamente todas as dotações solicitadas em seu
orçamento, cabendo-lhe explicar por que deve despender os recursos da empresa.
Desta forma, pode-se dizer que o orçamento base
zero leva em conta a prioridade de implantação partindo do montante a ser
despendido para a realização deste evento.
Aplicação
O processo de definição das
atividades mais relevantes não é uma tarefa fácil. Uma dica seria separar aquelas
consideradas essenciais à sobrevivência da empresa. As medidas a serem tomadas
para dar início à aplicação da base zero são:
1 - Dividir a empresa em
departamentos-chaves que
poderá ser administração, marketing, comercial e operações. É importante
definir um responsável para cada departamento.
2 - Listar as atividades
correspondentes a cada departamento e depois clássificá-las por ordem de
prioridade. Essa
tarefa será executada pelos gerentes dos departamentos. Cada um dirá quais são
as principais atividades e o limiar do seu departamento para que este opere sem
prejudicar os demais e a empresa como um todo.
3 - Elaborar e apresentar o
pacote de decisão. “é um
documento que descreve determinada atividade de tal forma que a direção da
empresa consiga analisá-la e compará-la com outras atividades que disputam a
alocação de recursos limitados” (Orçamento Empresarial, Cursos Catho).
4 - Escolher entre todas as
atividades, as mais importantes. Após determinado o limiar dos gastos, os gestores
escolhem quais as atividades tidas como essenciais comporão esse limiar.
Benefícios
do sistema de Orçamento Base Zero
- Considera o custo/benefício da estrutura a ser modificada;
- Permite o domínio das contas operacionais;
- Consiste na criação de pacotes de decisões;
- Prioriza a importância na implantação dos pacotes;
- Ajusta o orçamento à capacidade de recursos da empresa;
- Exigência de justificativa detalhada de cada dispêndio;
- Evidencia a qualidade dos serviços de cada colaborador;
- Cria a cultura orçamentária e o espírito de equipes;
Talvez a
principal desvantagem do orçamento base zero seja a dificuldade de
implementação, porém suas várias vantagens terminam por sufocá-las. Um desses
benefícios é permitir que os colaboradores dos mais diferentes níveis
hierárquicos possam participar desse processo. O monitoramento constante é
fundamental para a eficácia do orçamento base zero.
